取引先から受け取った紙の請求書や領収書のスキャナ保存が、令和５年税制改正で使いやすくなっています。簡単にまとめてみました。
スキャナ保存とは
取引先から受け取った領収書・請求書などを紙原本を保存する代わりに、スキャナやスマホで読み取った電子データで保存すること
スキャナ保存のメリット
- 読み取った後の紙の領収書や請求書等を廃棄できるので、紙原本のファイリングや保存スペースが不要になる
- 日付や取引先名で検索することができるので、後で探したいときすぐに見つかる。
スキャナ保存するには
- 始めるのに税務署への届け出は不要、いつのタイミングで初めてもよい
- スキャナをして保存するだけではダメで、改ざん防止のための様々なルールがあるため、市販の対応ソフトを使用することが一般的
- 書類を受領して最長「2か月と７日以内」にスキャナ保存が必要
- 書類を受領してからスキャナ保存するまでの事務処理規定を定める必要がある
（事務処理規定は国税庁のホームページにひな形があるため、それを使えばよい） - 希望する方はできるという規定で、しなければならないということはない。
まとめ
紙の領収書やレシート・請求書をすぐ廃棄できると聞くと大変魅力的に感じます。
しかし、スキャナ保存もスキャナを取るだけでなく、帳簿との関連性を確保しなければならないため、同時に日付、金額、取引先等を入力する必要があります。スキャンと同時に会計ソフトで日付や金額等ある程度自動で読み取ってくれる機能はありますが、取引先名等読み取ってくれない場合は手入力が必要です。
量的にそこまで紙の領収書や請求書がないという方は、これまで通りの紙保存でもいいと思います。
後々の検索等も考えて、ペーパレスしたいなど興味のある方は、今使っている会計ソフト等のスキャナ保存の事務処理を確認して、スキャナ保存を検討してみるといいと思います。
