令和6年から請求書や領収書等を電子取引データで受信・送信した場合は、その電子データを保存しなければならないこととされています。以前は、紙で打ち出して保存しておけばよかったのですが、変更になっています。
中小企業は、最低限何をしなければならないか簡単にまとめてみました。
保存が必要な電子データ
取引に関してやりとりした電子データで、請求書・領収書以外にも注文書・契約書・送り状・見積書等とされています。
（例）
・取引先からメール添付で送付されたPDF請求書
・Amazon等で購入した際の請求書や領収書
・ソフトウエア使用料等
電子データ保存のルール
次の二つを行なわなければいけません
１ 検索できるように名前をつけて保存
２ 改ざん防止の措置をとること
１は、電子データのファイル名に、「年月日_会社名_金額」というルールで名前をつけて特定のフォルダに保存することです。
（例） 「20250101_㈱小松商事_200000」
２は、①タイムスタンプを付与するか、②訂正削除の履歴が残るシステムで保存するか、③改ざん防止の事務処理規定を策定するか、いずれかの措置をとること。
①タイムスタンプはシステムを導入する必要があるがコストがかかるといわれています。
②は、市販の会計ソフト等を使用することが多いです
③いずれのシステムも使用しないなら③の事務処理規定を策定し運用するが最も簡易な方法になります。
事務処理規定は、国税庁ホームページにひな形があります。
特例
２年前の売上高が５０００万円以下の事業者で人出不足等の理由により上記１（検索できるように名前をつけて保存）のような保存をできない事業者は、税務調査の際、①電子データ及び②電子データをプリントアウトした書面を提出できるようにしていれば、猶予措置として認められます。
これまでどおり電子データを書面で出力し保存し、電子データを消さずに保存して税務調査の時に出せるようにしておけばOKということです。
まとめ
２年前の売上高が５０００万円以上の会社については、専用のシステムや会計ソフトを使用しないのであれば事務処理規定を策定し、名前をつけて保存をする。
名前をつけて保存するのは、そんなに難しいことではありませんが、溜めると難しくなるので、溜めないことが重要かと思います。
